Dire “non” en entreprise : 7 conseils pour dire « non » avec professionnalisme

En ce début d’année 2024, nous allons plonger dans l’art délicat de dire “non” en entreprise. On sait tous que c’est parfois plus facile à dire qu’à faire. Alors, pourquoi ne pas le faire avec élégance ?

Chez AP Ressources Humaines, on vous dévoile nos astuces pour maîtriser cet exercice tout en restant professionnel !

 

Pourquoi il est compliqué de dire non en entreprise ?

Affronter le “non” au travail, c’est un peu comme escalader l’Everest du monde professionnel. Entre la peur du jugement, les croyances héritées, le syndrome de l’imposteur et notre empathie débordante, il y a souvent de quoi hésiter…

Chez AP Ressources Humaines, nous décomposons ces défis pour en faire des compétences professionnelles, permettant à chacun de s’épanouir dans son rôle !

 

Pourquoi faut-il dire non ?

 

Savoir dire “non” stratégiquement, c’est comme avoir un atout magique dans sa manche.

On va vous montrer quand dégainer le “non” pour protéger vos limites, préserver votre sérénité, et surtout, trouver un équilibre parfait entre vie professionnelle et personnelle.

Décider de dire “non” peut être une question de survie professionnelle. Pour éviter le burnout, voici même les 9 Signes d’un Possible Burnout et comment réagir ?

 

Conseils pour dire non en entreprise :

L’art du “non” réside dans la manière dont il est exprimé.

Chez AP Ressources Humaines, on vous livre nos conseils pratiques pour sortir un “non” avec classe et sourire.

Utilisez des phrases claires, mais n’oubliez pas le côté gentil !

 

• Soyez au taquet sur votre charge de travail :

Avant d’accepter ou de refuser une demande, connaître votre charge de travail actuelle est essentiel ! Chez AP Ressources Humaines, on recommande les outils comme Notion pour jongler avec vos projets.

Il est crucial de définir vos priorités et de comprendre la capacité de votre agenda avant de prendre un engagement supplémentaire. Se familiariser avec des outils de gestion de projet peut faciliter la gestion de votre charge de travail.

 

• Jouez la carte de la positivité :

Un “non” qui commence par du positif, c’est un peu comme une bonne playlist pour adoucir le moment. Par exemple : “Merci d’avoir pensé à moi, c’est toujours cool de bosser sur de nouveaux projets. Mais là, je ne peux pas, désolé.”

Intégrer un élément positif avant de dire “non” peut adoucir la déception de l’autre partie. Cela montre également que vous appréciez la proposition, mais que les circonstances actuelles ne permettent pas votre implication.

 

• Refusez poliment et de façon claire :

Être direct, c’est la clé. Donc, plutôt que de tourner autour du pot, dites franchement : “Désolé, je ne peux pas prendre ce dossier, j’ai actuellement trop de trucs à gérer.”

La clarté est essentielle pour éviter toute confusion. L’ambiguïté peut entraîner des malentendus et des attentes non satisfaites. En étant direct, vous montrez également du respect envers la personne qui fait la demande.

 

• Expliquez la raison de votre refus :

Être transparent, c’est gagner la confiance de votre équipe. Expliquez pourquoi vous ne pouvez pas, sans tomber dans le secret-défense.

Soyez aussi transparent qu’une vitre propre ! Vos collègues ou votre boss doivent clairement comprendre que votre “non” n’a rien de personnel. Expliquer pourquoi vous refusez, c’est comme donner la recette d’un gâteau secret : ça renforce la confiance.

Si vous parlez à votre manager, soyez précis sur vos missions du moment. Parfois, ça justifie déjà le “non”. Si ce n’est pas le cas, ça peut lui donner un indice pour réorganiser les priorités de vos missions au profit du nouveau projet. En clair, plus vous êtes transparent, moins vous risquez de vous prendre les pieds dans le tapis des malentendus !

• Proposez une alternative :

Un “non” peut toujours se transformer en “oui, mais autrement”… Par exemple : “Je suis débordé maintenant, mais je pourrais bosser là-dessus le mois prochain. Ça marche ?”

N’ayez pas peur de jouer la carte de la réserve ! Si l’échéance actuelle ressemble à une montagne impossible à escalader, mais que dans un mois, vous pouvez dévaler la colline comme un pro, faites-le savoir. Vous pourriez aussi avoir l’éclair de génie de réaliser que vous n’êtes pas la personne la mieux placée pour répondre à cette demande et c’est totalement OK ! Recommandez plutôt un collègue doué dans le domaine.

Même si vous n’avez pas de baguette magique pour résoudre tout de suite le problème, simplement proposer une autre voie, c’est montrer votre dévouement et votre implication, deux qualités qui font de vous un véritable as dans l’équipe !

 

• Soyez cohérent :

Évitez de revenir sur votre décision. Avant de refuser, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires pour prendre une décision éclairée.

On sait que dire “non” peut parfois provoquer une petite tension intérieure, surtout si vous aviez rêvé de dire “oui”. Mais rappelez-vous, un “non” stable vaut mieux qu’un “peut-être” hésitant. Pour éviter de vous transformer en funambule indécis, plongez dans les détails de la demande avant de décliner. Plus vous en savez, plus vous serez sûr de faire le choix qui vous convient.

 

• Faites preuve d’empathie :

Comprenez les frustrations potentielles des autres parties. Exprimez votre compréhension et suggérez des solutions alternatives si possible.

Certaines situations peuvent vite devenir frustrantes, comme par exemple : devoir refuser les demandes récurrentes d’un collègue dont vous n’avez pas le temps ou l’envie de vous occuper, ou jongler en permanence avec les tâches de dernière minute de votre responsable. Il peut-être bénéfique de faire part de votre sentiment de frustration, sans toutefois oublier d’apprendre à faire preuve d’empathie. En effet, votre collègue est peut-être à deux doigts de perdre pied et ne sait pas comment s’y prendre pour demander de l’aide. Faire preuve d’empathie à l’égard des conséquences que le travail peut avoir sur chacun favorise la compréhension et la communication entre les parties prenantes. Il sera ainsi bien plus facile de dire « non » (ou « oui » !) quand vous n’aurez pas d’autre choix.

 

 

Quelques exemples pour dire “non” :

• Dire “non” à son responsable : “Je suis actuellement concentré sur le projet de la semaine prochaine. Pouvons-nous discuter d’une nouvelle échéance après cette présentation ?”
• Dire “non” à ses collègues : Salut ! Ce serait avec plaisir, mais ma to-do list est pleine à craquer aujourd’hui. On en reparle demain ou par e-mail ?”
• Dire “non” à un client : “Merci, je serais ravi de répondre à votre demande. Je reviens vers vous dès demain matin à la première heure.”

 

 

En appliquant ces conseils, vous pourrez naviguer avec assurance dans le monde professionnel, équilibrant vos responsabilités sans compromettre votre bien-être ! Et pour un suivi personnalisé, faites appel à nos coachs certifiés 😉