10 astuces pour bien communiquer au travail

Aujourd’hui, nous sommes en contact quasi permanent avec nos collègues ! On passe même la plus grande partie de notre journée au travail, aux côtés de nos collègues adorés (ou pas…). 

Nous échangeons tous au quotidien avec nos collègues et collaborateurs. 

En revanche, bien communiquer au travail est complexe et revêt une importance bien différente, voire cruciale ! 

Savoir à quel moment et comment communiquer efficacement au travail peut aider à limiter les erreurs de communication, renforcer le bien-être des collaborateurs, optimiser la collaboration, mais aussi à entretenir un climat de confiance. Les équipes qui ont réussi ce pari sont mieux armées pour affronter des situations complexes. 

Alors voici, rien que pour vous, 10 astuces pour bien communiquer au travail ! 

“He Julie, tu es dispo t’as 5 minutes ? Faut que je te montre un truc.” 

Et bien non, vous ne l’êtes pas, pourtant vous allez arrêter ce que vous êtes en train de faire pour vous consacrer à Julie, alors pour se préparer à bien communiquer, il faut tout d’abord être disponible, tout commence par ça, il faut que vous soyez disponible à écouter votre collègue et par la suite à communiquer.  

Evidemment, si ce n’est pas le cas, programmez un temps d’échange où vous serez libre pour votre collègue.  

1° Savoir écouter l’autre. 

Apprendre à écouter est un art simple et à la fois difficile, la technique de l’écoute est très utile pour résoudre une communication tendue. 

Savoir écouter, c’est savoir décentrer ses propres préoccupations et se centrer sur l’autre, cela demande parfois un peu d’entraînement. 

En effet, si lorsque votre collègue vous parle, vous réfléchissez déjà à la réponse que vous allez lui donner, alors vous ne l’écoutez pas vraiment ! (Eh oui, on sait, cela arrive (très) souvent.) 

Lors de votre conversation, pensez à reformuler votre phrase avec les mots employés par votre collègue, en cela, celui-ci se sentira écouté et ainsi compris. 

En conséquence, une personne écoutée et comprise fera plus d’effort pour vous comprendre en retour, et cela apaisera donc la discussion pour ainsi trouver une solution rapidement ! 

2° Poser des questions 

Parfois, on réfléchit si fort à nos arguments que l’on oublie de dialoguer. Et c’est ainsi qu’on prend le contrôle de la discussion et que celle-ci devient un monologue. 

Dialoguer, ce n’est pas parler que de soi (vous pouvez, mais un peu), c’est savoir écouter (comme dit précédemment) ce que la personne a à dire afin de construire un vrai échange !
Ainsi, la définition même d’une discussion c’est le dialogue (c’est-à-dire laisser les autres parler, et argumenter aussi). Il est donc important de poser des questions ! Et on en revient à la même conclusion : poser des questions, c’est faire en sorte de comprendre l’autre, et ceci engendrera un effort pour vous comprendre vous aussi ! 

Et puis, savoir poser les bonnes questions, c’est apaiser les tensions et c’est un grand pas vers la recherche d’une solution, ou du moins d’un compromis. 

3° Faire simple ! 

Parfois, on a tendance à oublier de clarifier le contexte, ou que la personne en face ne connait pas forcément le jargon technique. 

Alors : faites simple ! 

Expliquez ou donnez une instruction de manière simplifiée, ou bien n’oubliez pas de clarifier vos propos, voire de les vulgariser pour être sûr de bien être compris. 

Et comme toute astuce se complète, celle-ci suit bien le fit de poser des questions, le simple fait de demander à votre interlocuteur « Avez-vous bien tout compris ? » facilitera fortement la compréhension de votre discussion, et ainsi, pas de tension ! 

4° Gérer sa pression personnelle 

Être énervé, triste ou même trop joyeux, influe sur notre façon de communiquer, et cela peut donc engendrer une difficulté de compréhension ! 

Et puis, il est important d’apprendre à gérer ses émotions, surtout négatives, pour éviter de faire subir à vos collègues votre colère par exemple, alors que celui-ci n’y est pour rien si vous avez renversé votre café (ce n’est pas la faute de la machine non plus). 

Alors, votre pression personnelle doit rester pour vous, sinon, c’est comme cela que les tensions se créées, et ce n’est pas vraiment l’objectif d’une journée de travail. 

5° Langage corporel et ton : ne les négligez pas ! 

La communication ne comprend pas seulement vos paroles, c’est aussi la manière de vous exprimer, de vous tenir et vous comporter. 

Ainsi, assurez-vous que votre langage corporel soit en accord avec vos paroles. 

Croiser les bras pourrais-être assimilé à une émotion négative, de la colère, et le fait d’être fermé à la discussion par exemple. 

Evitez également de faire ressortir dans votre langage corporel votre état intérieur, comme la fatigue ou le stress, vos collègues pourraient considérer vos actions et propos différemment et penser qu’ils en sont la cause. 

Et hop, problème de communication = fermeture de la discussion = tension. (Et petit secret, ce n’est encore pas l’objectif). 

Ainsi, pour éviter de transmettre des signaux négatifs involontairement, surtout lors de conversations difficiles, adopter un langage corporel neutre, tenez-vous droit, décroisez vos bras, et gardez un ton de voix neutre. 

6° Trouvez le meilleur canal de communication ! (spoil : privilégiez le face à face) 

Messages instantanés, e-mail, appel téléphonique, en personne… La communication peut se dérouler par de multiples manières. 

Afin d’être le plus efficace possible, assurez-vous de transmettre les bonnes informations, au bon moment et surtout au bon endroit. 

Celles-ci peuvent varier en fonction des choix de communication de l’entreprise, de leur manière d’échanger, mais identifier le bon canal de communication sera un atout très important pour bien faire passer votre message. 

En cas de doute, demandez conseil à vos collègues, ils vous donneront très probablement la meilleure solution pour savoir sur quel type de canal envoyer votre message. 

Mais n’oubliez pas, si vous en avez la possibilité : privilégiez-le face à face ! 

Rien de mieux qu’un échange en personne, c’est le canal le plus rapide et qui comprendra le moins de bruit de communication, c’est-à-dire, moins de possibilité de mauvaise compréhension. 

Ainsi, si cela doit se dérouler en visio-conférence (qui est devenu aujourd’hui parfois le seul moyen de communiquer avec nos collègues), n’hésitez pas à activer vos webcams, afin de pouvoir communiquer aussi avec vos langages corporels. 

7° Remercier 

Remercier, c’est exprimer votre gratitude envers l‘autre, est ceci est très important pour une bonne communication. 

Un simple « merci » est une des bases de la communication, cela fait partie du respect de l’autre, et croyez-le, un collègue gratifié, sera bien plus apte à vous aider une fois de plus lorsque vous en aurez besoin. 

C’est simple, réalisé un acte dont on est ensuite remercié et valorisé, nous donnera forcément envie d’aider une autre fois si besoin. A l’inverse, quelqu’un qui n’est pas valorisé de son acte, n’aura surement pas envie de le réitéré. 

8° Ne jugez pas 

Cela nous est déjà arrivé à tous de juger quelqu’un, car nous n’adhérions pas à ses valeurs, ses propos. 

Cependant, ouvrir son esprit et prendre conscience que nous ne pouvons pas tous penser de la même manière est un grand pas dans le processus de communication. 

Ce n’est pas parce que vous pensez d’une manière, que la pensée de quelqu’un d’autre est fausse. 

Ainsi, il faut savoir comprendre l’autre, et s’ouvrir. 

Parfois, tout n’est pas soit noir, soit blanc (eh oui, ça peut être gris, personne n’a totalement raison, personne n’a totalement tord). 

C’est là, l’importance de comprendre l’autre pour résoudre les conflits et faciliter la communication. 

9° Oubliez les « on m’a dit », tenez-vous en aux faits ! 

Les faits VS les témoignages, qui gagne ? 

Eh oui, les faits sont des évènements avérés, qui ont réellement eu lieu et qui présentent des témoins qui pourraient attestés de ceux-ci, en revanche les témoignages représentent seulement l’interprétation de quelqu’un. 

Ainsi, les témoignages sont inévitables, notamment en entreprise, et sont souvent source de problème de communication et ainsi de conflits. 

Evitez donc de vous fier seulement aux témoignages, la communication est ici primordiale, parler à vos collègues est un bon moyen de vérifier la véracité des propos tenus, et ainsi obtenir le vrai fait. 

10° Choisissez le bon moment pour dialoguer 

Si vous avez une demande, ou que vous devez résoudre un problème, surtout sur un sujet important : il est essentiel de choisir LE bon moment pour dialoguer ! 

Ainsi, un moment opportun dans un endroit calme et neutre sera la bonne solution pour favoriser le dialogue et la bonne compréhension. 

N’hésitez pas à demander à la personne si celle-ci est disponible avant tout lancement de conversation, dans le cas contraire, demandez-lui un horaire où elle sera disponible pour s’entretenir afin d’éviter de lancer votre conversation dans un moment où celle-ci ne sera pas ouverte à la discussion, et plutôt de mettre toutes vos chances de votre côté pour bien discuter. 

Dans le cas d’un report de votre discussion, fixé à un horaire précis, ne l’oubliez pas et n’arrivez pas en retard ! 

Ça y est, vous avez toutes les cartes en main pour bien communiquer au travail, alors, n’hésitez pas à en faire usage (et sans modération) !